Как правильно написать объяснительную записку на работе?

Как правильно написать объяснительную записку на работе? Во множестве случаев, на работе могут возникать те ситуации, из-за которых человек может получить выговор. Стоит понимать, что они должны быть обоснованными. Каждый человек находится под некоторым начальством, которое руководит им. А поэтому, в случае возникновения некоторой ситуации, образованной из-за оплошности некоторого рабочего, есть необходимость официального документирования происходившего. Стоит понимать, что в данном случае рассмотрена самая неприятная ситуация. Человек может получить выговор и даже за то, что систематически опаздывает на работу. Иногда, могут возникнуть ситуации, в которых подчинённый осуществил некоторую ошибку. Данная ошибка в последствии может привести к нарушению технологического процесса. А это вызовет соответственно сбой производственного процесса в дальнейшем. То есть можно сказать, что продукция уже будет испорчена. Поэтому, человек может получить выговор или вовсе его могут уволить. Все данные ситуации, подразумевают дальнейшее документирование, которое потом будет храниться в архиве предприятия. Однако у некоторых может возникнуть такой вопрос: «А что это за документ?» Для этого стоит разобраться глубже в самой проблематике вопроса, чтобы имелась возможность ответить на него.

Что это за документ?

В некотором роде, если оперировать простыми словами, можно приближённо дать определение документа «объяснительная записка». В общем случае, можно сказать, что это тот документ, позволяющий подчинённому обрисовать всю картину происходящего, которая привела к нарушению или сбою на работе. Если постараться сказать ещё проще, то это тот документ, который позволяет подчинённому оправдаться, а начальнику понять, каким образом произошла данная проблема и кто же все-таки виновен в ней. Поэтому, стоит понимать, что она имеет очень большое значение прежде всего для самого подчинённого, так как имеется возможность оправдаться перед начальством и не быть наказанным.

Ввиду этого, можно точно и с уверенностью сказать, что правильность и логичность составления данной записки очень важна.

В случае возникновения ситуации, в которой необходимо разобраться, от каждого начальника требуется собрать со всего персонала объяснительные записки, для того, чтобы разобраться и выявить виновного. Поэтому, в любом случае, за время своей карьеры, человеку хотя бы один раз придётся писать данную записку. Ввиду этого, стоит разобрать правильность её написания и какие для её написания предъявляются требования.

Для начала, стоит более подробно описать саму проблематику, с которой может быть связано написание объяснительной записки. А точнее, разобрать причины, по которым человека могут заставить её писать.

Причины написания записки

Итак, к причинам, которые могут побудить написание объяснительной записки можно отнести:

1. Как уже говорилось ранее, этой причиной может стать опоздание на рабочее место;
2. Также, более плохой вариант – это вообще не явиться на работу;
3. В некоторых случаях, когда человек заступает на дежурство, он обязан находится на нём постоянно. В случае, когда его там нет длительное время, это может также стать причиной написания записки;
4. Данный вариант, в некотором роде пересекается с предыдущим. Однако он подразумевает самовольный уход с работы до того, как рабочей день или смена завершилась;
5. Человека могут заставить писать записку также в том случае, когда он отказываться выполнять свои обязанности. Однако тут имеется исключение. И состоит оно в том, что если данный отказ был вполне обоснован, то начальство не заставит писать документ. В некоторых случаях, даже имеется возможность поощрения;
6. Самой распространённой причиной может стать ошибка в работе;
7. Также, на каждое предприятие, особенно если оно касается непосредственной связи со здоровьем человека, могут приходить и проверять различного рода комиссии. Они могут выявить нарушения, и заставить должностное лицо написать объяснительную записку. Чаще всего, только написанием такой записки дело не заканчивается. Всё может дойти вплоть до выговора, который подразумевает штраф или даже увольнения;
8. Ещё одной и, пожалуй, последней из самых распространённых причин, может стать нарушение трудовой дисциплины.

Как видно, таких причин может быть очень много. Здесь изложены самые основные. Но стоит понимать, что имеются и внештатные ситуации, которые также могут стать причиной для написания записки. Не всегда стоит воспринимать просьбу начальства написать объяснительную, как что-то плохое и сразу надумывать себе плохой сценарий развития событий. Стоит понимать, что начальство не может всегда быть в курсе всего происходящего. А поэтому, необходимо донести до него непосредственные сведения, которые помогут ему выбрать правильное решение.

Также, стоит понимать, что имеется в законодательстве трактовка, которая подразумевает то, что заявитель не должен сам себя обвинять. А поэтому, если факты, которые будут выявлены при разбирательстве однозначно укажут на виновника, то он не должен писать данную записку. Она пишется только в том случае, когда необходимо оправдать себя.

В том случае, если человек, который должен написать записку проигнорировал слова своего начальника, и последний не увидел объяснительной в течении двух суток, то он имеет полное право применить к сотруднику более жёсткие меры, подразумевающие штраф. Очень важным является то, что написана некогда записка, хранится вместе с делом работника в течение 70 лет после написания.

Как правильно её написать?

Стоит понимать, что хоть данная записка имеет юридическую силу, однако пишется она в свободной форме. Поэтому, особых правил к её написанию нет. Однако необходимо разобрать основные положения. К ним можно отнести следующие:

1. Как обычно, в правом верхнем углу пишется от кого и кому адресована данная записка. Причём указываются ФИО, название предприятия и должность лиц;
2. После этого, необходимо написать посередине название самого документа;
3. Далее, необходимо будет написать самую основную часть – непосредственно текст. Стоит понимать, что это является самой главной частью документа. Чем больше будет фактов и доводов, которые могут быть чем-либо подкреплены, тем лучше будет для самого составителя;
4. В конце, можно указать приложения, в которые входят документы, подтверждающие невиновность;
5. После этого, слева пишется должность составителя и расшифровка и подпись;
6. Ниже дата составления записки.

На основании изложенной информации, человек сможет иметь общее представление о том, как написать и в каких случаях необходимо писать объяснительную записку.

В этой статье вы узнали, как правильно написать объяснительную записку. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок».

Редактор: Игорь Решетов