Вопрос номер 2216
из Воронеж, Воронежская обл., Россия 08.06.2015 14:51 Виктор Николаевич
Как учитывать, хранить, списывать и уничтожать бланки строгой отчетности - аттестаты и приложения к ним?
Ответ юриста (Александр Петрович)
Можно и лучше Устраивает Нравится
Здравствуйте. Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ. В данном случае они приравниваются к кассовым документам и выдаются населению вместо кассовых чеков.
Ответ юриста (Коробов Алексей Александрович)
Можно и лучше Устраивает Нравится
Добрый день, Виктор Николаевич! При организации учета бланков аттестатов о среднем (полном) общем образовании следует руководствоваться Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (далее - Инструкция 148н), а также Порядком выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов, утвержденным приказом Минобрнауки России от 15.06.2010 N 628 (далее - Порядок N 628).
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н и п. 34 Порядка N 628 бланки аттестатов и приложений к ним относятся к бланкам строгой отчетности, а их бюджетный учет должен быть организован за балансом на счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Приказом руководителя уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) должно быть назначено лицо, ответственное за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов (п. 38 Порядка N 628).
При этом должны быть обеспечены условия хранения данных бланков строгой отчетности, исключающие несанкционированный доступ к ним, а именно: хранение должно осуществляться в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки аттестатов и приложений, должны быть закрыты на замки и опечатаны (п. 34 Порядка N 628).
Ответственные лица на основании накладных принимают бланки аттестатов по количеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов, а в случае обнаружения недостачи (дефектов) составляют акт, в котором указывается дата и место приема, количество и типографские номера недостающих или имеющих дефект бланков твердых обложек и титулов аттестатов, приложений, характер дефектов в них (п. 38 Порядка N 628).
Внутреннее перемещение аттестатов - их передача от одного ответственного лица к другому внутри организации - может оформляться, например, требованием-накладной (ф. 0315006). Обоснованность такой позиции подтверждается положениями отдельных документов, изданных федеральными органами исполнительной власти (смотрите, например, письмо Минкультуры России от 15.07.2009 N 29-01-39/04). В свою очередь выдача бланков аттестатов подведомственным учреждениям может оформляться накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007).
Накладные должны быть подписаны ответственными лицами, сдающими и принимающими бланки строгой отчетности, а также руководителем организации.
Из положений п. 36, п. 37 Порядка N 628 следует, что уполномоченный орган, передающий бланки аттестатов образовательным учреждениям, не может считать такие бланки окончательно списанными сразу после их выдачи ответственным лицам подведомственных учреждений.
В связи с этим представляется целесообразным окончательное списание с забалансового учета бланков аттестатов осуществлять только по итогам года.
Таким образом, списание израсходованных, а также испорченных бланков строгой отчетности, используемых непосредственно бюджетным учреждением, должно производиться по Актам о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). При уничтожении данных документов может составляться отдельный акт. Дата уничтожения отражается в форме 0504816.
Окончательное списание бланков аттестатов, выдаваемых подведомственным учреждениям, желательно осуществлять только на основании соответствующих отчетов об их использовании в образовательных учреждениях (в том числе на основании первых экземпляров актов об их уничтожении с приложением номеров испорченных титулов аттестатов, наклеенных на отдельный лист бумаги).
Неиспользованные в текущем году бланки аттестатов и приложений, оставшиеся после выдачи аттестатов выпускникам, в установленные сроки должны быть возвращены образовательными учреждениями, например, по накладным (ф. 0315007).
Согласно приказу Минфина России от 23.09.2005 N 123н в книге учета бланков строгой отчетности ведется аналитический учет бланков (квитанционных книжек, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) по видам, сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. На основании данных по приходу и расходу бланков выводится остаток на конец периода. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом).
Учет в книге может быть организован отдельно по ответственным лицам учреждения, а при необходимости, в порядке, установленном учетной политикой, Книга учета бланков строгой отчетности может использоваться для учета в бухгалтерии бланков аттестатов, выданных подведомственным учреждениям.
При этом ответственные лица должны вести книгу учета бланков аттестатов в порядке, предусмотренном п.п. 39-41 Порядка N 628.
Плановая инвентаризация бланков строгой отчетности осуществляется, как правило, в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств. Порядок инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности установлен п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания N 49). В соответствии с п. 3.41 Указаний N 49 проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Для отражения результатов инвентаризации бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений с учетными данными применяется акт инвентаризации (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086, утверждена приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н).
Напомним также, что согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2009 N 150н, расходы на изготовление и (или) приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов, регистров бюджетного учета, отчетности и прочее) относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете учреждения могут быть оформлены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет КРБ 140101226 Кредит КРБ 130209730
- на основании документов контрагента учтены расходы бюджетного учреждения по изготовлению бланков аттестатов (одновременно увеличением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" на основании документов контрагента отражено поступление бланков аттестатов);
2. Уменьшением и увеличением по соответствующим аналитическим счетам счета 03 "Бланки строгой отчетности" отражается передача аттестатов от одного ответственного лица другому внутри учреждения;
3. Уменьшением по счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражается передача аттестатов подведомственным учреждениям (одновременно на отдельном забалансовом счете, например, на счете 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты" отражается увеличение в разрезе конкретных образовательных учреждений);
4. Уменьшением по забалансовому счету 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты" отражено использование подведомственными учреждениями бланков аттестатов, а также их уничтожение данными учреждениями;
5. Увеличением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражено поступление от образовательных учреждений бланков аттестатов, не использованных по итогам года (одновременно отражается уменьшение по забалансовому счету 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты");
6. Уменьшением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражается списание (использование, уничтожение) бланков аттестатов в учреждении.
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н и п. 34 Порядка N 628 бланки аттестатов и приложений к ним относятся к бланкам строгой отчетности, а их бюджетный учет должен быть организован за балансом на счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Приказом руководителя уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) должно быть назначено лицо, ответственное за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов (п. 38 Порядка N 628).
При этом должны быть обеспечены условия хранения данных бланков строгой отчетности, исключающие несанкционированный доступ к ним, а именно: хранение должно осуществляться в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки аттестатов и приложений, должны быть закрыты на замки и опечатаны (п. 34 Порядка N 628).
Ответственные лица на основании накладных принимают бланки аттестатов по количеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов, а в случае обнаружения недостачи (дефектов) составляют акт, в котором указывается дата и место приема, количество и типографские номера недостающих или имеющих дефект бланков твердых обложек и титулов аттестатов, приложений, характер дефектов в них (п. 38 Порядка N 628).
Внутреннее перемещение аттестатов - их передача от одного ответственного лица к другому внутри организации - может оформляться, например, требованием-накладной (ф. 0315006). Обоснованность такой позиции подтверждается положениями отдельных документов, изданных федеральными органами исполнительной власти (смотрите, например, письмо Минкультуры России от 15.07.2009 N 29-01-39/04). В свою очередь выдача бланков аттестатов подведомственным учреждениям может оформляться накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007).
Накладные должны быть подписаны ответственными лицами, сдающими и принимающими бланки строгой отчетности, а также руководителем организации.
Из положений п. 36, п. 37 Порядка N 628 следует, что уполномоченный орган, передающий бланки аттестатов образовательным учреждениям, не может считать такие бланки окончательно списанными сразу после их выдачи ответственным лицам подведомственных учреждений.
В связи с этим представляется целесообразным окончательное списание с забалансового учета бланков аттестатов осуществлять только по итогам года.
Таким образом, списание израсходованных, а также испорченных бланков строгой отчетности, используемых непосредственно бюджетным учреждением, должно производиться по Актам о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). При уничтожении данных документов может составляться отдельный акт. Дата уничтожения отражается в форме 0504816.
Окончательное списание бланков аттестатов, выдаваемых подведомственным учреждениям, желательно осуществлять только на основании соответствующих отчетов об их использовании в образовательных учреждениях (в том числе на основании первых экземпляров актов об их уничтожении с приложением номеров испорченных титулов аттестатов, наклеенных на отдельный лист бумаги).
Неиспользованные в текущем году бланки аттестатов и приложений, оставшиеся после выдачи аттестатов выпускникам, в установленные сроки должны быть возвращены образовательными учреждениями, например, по накладным (ф. 0315007).
Согласно приказу Минфина России от 23.09.2005 N 123н в книге учета бланков строгой отчетности ведется аналитический учет бланков (квитанционных книжек, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) по видам, сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. На основании данных по приходу и расходу бланков выводится остаток на конец периода. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом).
Учет в книге может быть организован отдельно по ответственным лицам учреждения, а при необходимости, в порядке, установленном учетной политикой, Книга учета бланков строгой отчетности может использоваться для учета в бухгалтерии бланков аттестатов, выданных подведомственным учреждениям.
При этом ответственные лица должны вести книгу учета бланков аттестатов в порядке, предусмотренном п.п. 39-41 Порядка N 628.
Плановая инвентаризация бланков строгой отчетности осуществляется, как правило, в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств. Порядок инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности установлен п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания N 49). В соответствии с п. 3.41 Указаний N 49 проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Для отражения результатов инвентаризации бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений с учетными данными применяется акт инвентаризации (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086, утверждена приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н).
Напомним также, что согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2009 N 150н, расходы на изготовление и (или) приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов, регистров бюджетного учета, отчетности и прочее) относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете учреждения могут быть оформлены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет КРБ 140101226 Кредит КРБ 130209730
- на основании документов контрагента учтены расходы бюджетного учреждения по изготовлению бланков аттестатов (одновременно увеличением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" на основании документов контрагента отражено поступление бланков аттестатов);
2. Уменьшением и увеличением по соответствующим аналитическим счетам счета 03 "Бланки строгой отчетности" отражается передача аттестатов от одного ответственного лица другому внутри учреждения;
3. Уменьшением по счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражается передача аттестатов подведомственным учреждениям (одновременно на отдельном забалансовом счете, например, на счете 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты" отражается увеличение в разрезе конкретных образовательных учреждений);
4. Уменьшением по забалансовому счету 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты" отражено использование подведомственными учреждениями бланков аттестатов, а также их уничтожение данными учреждениями;
5. Увеличением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражено поступление от образовательных учреждений бланков аттестатов, не использованных по итогам года (одновременно отражается уменьшение по забалансовому счету 24 "Выданные подведомственным учреждениям аттестаты");
6. Уменьшением по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" отражается списание (использование, уничтожение) бланков аттестатов в учреждении.
