Компенсация неиспользованного отпуска: как рассчитать и что делать если не выплачивают

Трудовой Кодекс РФ регулирует право на компенсацию неиспользованного отпуска. Как получить компенсацию, если отказывают в выдаче, и на какие суммы можно рассчитывать?

Согласно ст. 126 Трудового Кодекса РФ, у каждого гражданина есть право на полный 28-дневный отпуск. Некоторые профессии предполагают и более длительный срок. Например, у учителей и преподавателей ВУЗов стандартный период отпуска может длиться до 56 календарных дней.

В отдельных ситуациях может быть так, что отдохнуть положенный период времени работникам не удается. Это может произойти как по инициативе работодателя, если им было предложено перенести время отпуска, так и по причине увольнения сотрудника. Получить в этом случае денежную компенсацию неиспользованного отпуска можно, если знать правила и порядок ее предоставления.

Кому положена компенсация неиспользованного отпуска

Наиболее распространённой является ситуация, когда компенсация отпуска начисляется перед увольнением или в последний рабочий день. Право на предоставление отпуска появляется у всех работников через полгода после начала работы. Если же увольнение происходит раньше, то отпускные выплачиваются соответственно отработанным месяцам. Часто вместе с ними предоставляется и выходное пособие, равное двум или трем размерам заработной платы.

Отдельные правила действуют для тех, кто подает заявление на увольнение ранее чем через 15 дней после вступления в должность. В этом случае работодатель вправе не выплачивать компенсацию неиспользованного отпуска. Испытательный срок также включается в этот период, начало года определяется индивидуально соответственно первому отработанному сотрудником дню. Если перед увольнением в компании произошло повышение заработной платы всего штата, то расчет также производится с учетом этого и соответствующей индексацией.

Когда, кроме увольнения, выплачивается компенсация отпуска

Невозможность обменять в других условиях обычный отпуск на денежное возмещение обуславливается соответствующим пунктом в ст. 126 ТК РФ. Им определяется, что положенные для отпуска дни работник должен использовать в натуральном виде, без обмена и компенсации деньгами. Так, например, когда работодатель договаривается с сотрудником индивидуально о продолжении работы в дни отпуска, то получить выплаты за них тот сможет только в свой последний рабочий день.

 Единственное исключение предусмотрено для представителей тех профессий, которым положен удлиненный годовой отпуск. К ним относят:

• лица, не достигшие совершеннолетия;
• люди с ограниченными возможностями здоровья;
• служащие муниципальных организаций;
• представители профессий, в которых условия работы признаются потенциально опасными или вредными;
• трудящиеся в условиях, отклоняющихся от нормальных, но не признанных вредными;
• представители профессий, предполагающих ненормированный рабочий день;
• работники, трудящиеся на Крайнем Севере и приравниваемым к нему территориям.

Только вышеперечисленные категории лиц, имеют право на дополнительный отпуск, а значит, и на его замену денежной выплатой. Стоит понимать, что при наличии дополнительного отпуска, замена выходных дней на компенсацию может осуществляться только по инициативе работодателя. Без его согласия продолжить работать и получить возмещение не удастся. Также, не предусмотрено такой возможности для лиц, не достигших совершеннолетия, для беременных женщин и работников, трудящихся в опасных условиях.

Порядок затребования компенсации неиспользованного отпуска

При необходимости затребовать компенсацию неиспользованных дней отпуска сотрудник вправе обратиться к своему руководству, подав соответствующее заявление. Документ пишется в свободной форме на имя работодателя, в тексте указывается просьба о компенсации планового отпуска в денежном эквиваленте. Здесь же может быть указана и и ссылка на регулирующий документ – ч. 1 ст. 126 ТК РФ.

В случае увольнения, заявление может не составляться, так как руководство уже обязано осуществить все выплаты в последний рабочий день, согласно ст. 140 ТК РФ. Нужно учитывать, что в каждой организации порядок обращения и форма заявления  могут различаться и эти нюансы следует также дополнительно уточнять в отделе кадров.

Как правило, после рассмотрения такого заявления на него ставится штамп «Не возражаю» и оно подписывается, после чего документ перенаправляется в отдел бухгалтерии. Там его отмечают в соответствующем журнале для регистрации заявлений и оставляют на хранение сроком в пять лет в соответствии с Приказом Росархива №236.

Что делать если отказывают в получении компенсации

Согласно ст. 140 ТК РФ, работодатель обязуется предоставить компенсацию неиспользованного отпуска в последний рабочий день сотрудника или на следующий после него. В случае отказа, со стороны государства будут действовать санкции в виде штрафа. В зависимости от статуса правонарушителя он может существенно различаться:

• Организации назначается штраф 30 000 – 50 000 рублей.
• Должностному лицу – до 5 000 рублей.
• Индивидуальному предпринимателю – от 1 000 до 20 000 рублей.

За каждый день отсрочки, организация также должна будет выплатить и неустойку -  1/150 ключевой ставки ЦБ РФ. При игнорировании всех обращений, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или взыскать положенную ему деньги через суд. В суде также может быть затребовано и возмещение морального ущерба, нанесенного в ходе затребования компенсации.

Расчет компенсации за полный расчетный период

Наиболее распространённым является способ, когда сумма рассчитывается исходя из общего годового заработка сотрудника. В общем виде она выглядит следующим образом:

СДЗ = Все выплаты с начала года / 12 / 29,3;

где СДЗ – среднедневной заработок, 12 – число месяцев в году, 29,3 – усредненное число календарных дней одного месяца.

Например, за все время работы сотрудник получил 1 млн. рублей, тогда его среднемесячный доход будет составлять 1/12 этой суммы, то есть 83 333 рублей. Далее это число делится на фиксированное число календарных дней в месяце, то есть на 29,3 дня, в результате чего получается 2 844 рублей – ежедневный заработок. Это последнее значение и умножается на число дней полагающегося отпуска. Если положено 28 выходных дней, то для компенсации работодатель обязуется выплатить 79 632 рублей.

Расчет компенсации неиспользованного отпуска за неполный расчетный период

В случае, если расчетный период был отработан не полностью, можно воспользоваться другой формулой:

СДЗ = Все выплаты с начала года / ( (29,3 × число отработанных месяцев + 29.3) / (число дней последнего месяца × число отработанных дней) ) .

Данная последняя формула позволяет определить положенную сумму при раннем уходе работника с должности с учетом дней, отработанных в последний месяц.

Следует учитывать, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ по ст. 255 компенсация отпуска облагается обычным подоходным налогом. Позаботиться об перенаправлении части суммы в ФНС в первую очередь должен работодатель. Если же компенсация выплачивается через долгое время после увольнения, то есть вероятность, что нужно будет самостоятельно вычесть и перенаправить часть выплаты в налоговую службу.

Редактор: Игорь Решетов