Ежегодный оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления и оплата

По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января (ст. 123 ТК РФ).

Право на отпуск имеет каждое лицо, работающее по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 21 ТК РФ). Отпуск относится к времени отдыха работника, т. е. в этот период он освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей и вправе использовать это время так, как считает нужным (ст. 106, 107 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). На период очередного отпуска по Трудовому кодексу 2019 за работником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). То есть оплачивается отпуск за счет работодателя.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику независимо от места его работы, сменности, формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора, организационно-правовой формы работодателя и т.д. Поэтому отпуска предоставляются в том числе тем, кто работает:

• по совместительству (ст. 287 ТК РФ);
• на условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ);
• на дому (ст. 310 ТК РФ);
• дистанционно (ст. 312.4 ТК РФ).
• Вместе с тем отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но есть категории работников, которым положен:

• удлиненный ежегодный отпуск (на большее число дней);
• дополнительный отпуск, предоставляемый помимо основного.

Очередной оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления

Что касается первого года работы у нового работодателя, то право на использование отпуска появляется у работника по истечении 6 месяцев. Но по согласованию с руководством пойти в отпуск новоиспеченный сотрудник может и раньше (ст. 122 ТК РФ).

Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Каждый работодатель утверждает такой график не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ).

Если работник собирается в отпуск по графику, то брать у него заявление на очередной отпуск не нужно. В этом случае необходимо за 2 недели до начала отпуска работника или ранее направить ему под роспись уведомление об отпуске (ст. 123 ТК РФ). Утвержденной формы такого уведомления нет, поэтому работодатель вправе сам решить, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Например, уведомление может быть составлено так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Калейдоскоп»

Ведущему инженеру Кунгурову И.С.

Уведомление от 08.05.2019 № 2

Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на 2019 год, с 27 мая 2019 года Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Дата выхода на работу – 10 июня 2019 года.

Очередной отпуск в кадровых формах

В та­бе­ле учета ра­бо­че­го вре­ме­ни по форме № Т-12 или № Т-13 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 № 1) дни от­пус­ка от­ме­ча­ют­ся бук­вен­ным кодом «ОТ» или циф­ро­вым кодом «09».

Также от­мет­ку об от­пус­ке ра­бот­ни­ка нужно от­ра­зить в раз­де­ле VIII лич­ной кар­точ­ки ра­бот­ни­ка по форме № Т-2 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 № 1).

Бланк заявления на отпуск

Если ваш ра­бот­ник со­брал­ся в от­пуск не по гра­фи­ку, то он дол­жен на­пи­сать на имя ру­ко­во­ди­те­ля ком­па­нии за­яв­ле­ние на от­пуск. Текст за­яв­ле­ния за­ча­стую на­чи­на­ет­ся со слов «Прошу предо­ста­вить мне оче­ред­ной опла­чи­ва­е­мый от­пуск…». А вот сам пе­ри­од от­пус­ка может быть ука­зан по-раз­но­му:

• с кон­крет­ной даты на опре­де­лен­ное ко­ли­че­ство дней;
• с одной даты по дру­гую дату.

И тот, и дру­гой ва­ри­ант до­пу­сти­мы. Но если в пе­ри­од от­пус­ка по­па­дут празд­нич­ные дни, то ко­ли­че­ство ис­поль­зу­е­мых ка­лен­дар­ных дней от­пус­ка может по­лу­чить­ся раз­ным в за­ви­си­мо­сти от фор­му­ли­ров­ки в за­яв­ле­нии.

Об­ра­зец за­яв­ле­ния на от­пуск (еже­год­ный) можно найти в от­дель­ной ста­тье.

Обязательность предоставления отпуска

В силу про­из­вод­ствен­ной необ­хо­ди­мо­сти или по иным при­чи­нам ра­бот­ник может так и не ис­поль­зо­вать свой от­пуск в те­че­ние года. В этом слу­чае на­коп­лен­ные от­пуск­ные дни пе­ре­но­сят­ся на бу­ду­щие пе­ри­о­ды. Но в те­че­ние двух лет под­ряд опла­чи­ва­е­мый от­пуск по Тру­до­во­му ко­дек­су в обя­за­тель­ном по­ряд­ке дол­жен быть предо­став­лен ра­бот­ни­ку. Кроме того, за­пре­ще­но непред­став­ле­ние от­пус­ка в те­че­ние года ра­бот­ни­кам в воз­расте до 18 лет, а также лицам, за­ня­тым на ра­бо­тах с опас­ны­ми (вред­ны­ми) усло­ви­я­ми труда (ст. 124 ТК РФ).

Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен

ТК РФ преду­смат­ри­ва­ет несколь­ко слу­ча­ев, когда от­пуск дол­жен быть про­длен или пе­ре­не­сен с уче­том по­же­ла­ний ра­бот­ни­ка. Это от­но­сит­ся к си­ту­а­ци­ям, когда со­труд­ник во время еже­год­но­го от­пус­ка (ст. 124 ТК РФ):

• за­бо­лел или по­лу­чил трав­му. При этом по­со­бие за дни вре­мен­ной нетру­до­спо­соб­но­сти вы­пла­чи­ва­ют­ся ра­бот­ни­ку в общем по­ряд­ке (Пись­мо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830);
• ис­пол­нял го­су­дар­ствен­ные обя­зан­но­сти, при ко­то­рых за­ко­но­да­тель­ством преду­смот­ре­но осво­бож­де­ние от ра­бо­ты. К при­ме­ру, был при­сяж­ным за­се­да­те­лем в суде (ст. 10, п. 3 ст. 11 За­ко­на от 20.08.2004 № 113-ФЗ).

Если ра­бот­ник, на­хо­дясь в от­пус­ке, сразу уве­до­мил сво­е­го ра­бо­то­да­те­ля о бо­лез­ни или ис­пол­не­нии им го­со­бя­зан­но­стей, то его от­пуск может быть ав­то­ма­ти­че­ски про­длен на со­от­вет­ству­ю­щее ко­ли­че­ство дней (п. 18 Пра­вил об оче­ред­ных и до­пол­ни­тель­ных от­пус­ках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). При этом от­дель­ный при­каз о про­дле­нии из­да­вать не нужно. В итоге на ра­бо­ту со­труд­ник вый­дет позже из­на­чаль­но уста­нов­лен­ной даты окон­ча­ния от­пус­ка.

Если же ра­бот­ник вый­дет на ра­бо­ту в со­от­вет­ствии с гра­фи­ком от­пус­ком и толь­ко тогда со­об­щит ра­бо­то­да­те­лю, к при­ме­ру, о том, что болел, то с ним нужно будет со­гла­со­вать во­прос о пе­ре­но­се части от­пус­ка на дру­гой срок. Ра­бот­ник дол­жен будет на­пи­сать за­яв­ле­ние о пе­ре­но­се от­пус­ка.

Кста­ти, если боль­нич­ный был оформ­лен в связи с необ­хо­ди­мо­стью ухода за боль­ным чле­ном семьи, то от­пуск на пе­ри­од нетру­до­спо­соб­но­сти не про­дле­ва­ет­ся и не пе­ре­но­сит­ся (п. 40,41 По­ряд­ка к При­ка­зу Мин­здрав­соц­раз­ви­тия Рос­сии от 29.06.2011 № 624н, Пись­мо Ро­стру­да от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Другие случаи переноса отпуска

Как уже было ска­за­но выше, ра­бот­ник:

• не позд­нее чем за 2 неде­ли до на­ча­ла от­пус­ка дол­жен быть о нем из­ве­щен;
• не позд­нее чем за 3 дня до на­ча­ла от­пус­ка дол­жен по­лу­чить по­ла­га­ю­щи­е­ся ему от­пуск­ные вы­пла­ты.

При несо­блю­де­нии ука­зан­ных тре­бо­ва­ний ра­бо­то­да­тель по пись­мен­но­му за­яв­ле­нию ра­бот­ни­ка дол­жен будет пе­ре­не­сти из­на­чаль­но за­пла­ни­ро­ван­ный от­пуск на со­гла­со­ван­ный с со­труд­ни­ком иной пе­ри­од (ст. 124 ТК РФ).

Также от­пуск дол­жен быть пе­ре­не­сен, если ра­бот­ник в связи с про­из­вод­ствен­ной необ­хо­ди­мо­стью со­гла­сил­ся не хо­дить в от­пуск в те­ку­щем ра­бо­чем году, либо был ото­зван из от­пус­ка.

Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли

Опла­та от­пуск­ных дней ра­бот­ни­ков учи­ты­ва­ет­ся для целей на­ло­го­об­ло­же­ния при­бы­ли в со­ста­ве рас­хо­дов на опла­ту труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об от­пуск­ных, вы­пла­чи­ва­е­мых в со­от­вет­ствии с за­ко­но­да­тель­ством РФ. То есть это опла­та:

• ос­нов­но­го еже­год­но­го от­пус­ка (обыч­ной про­дол­жи­тель­но­сти или удли­нен­но­го);
• еже­год­но­го до­пол­ни­тель­но­го от­пус­ка, предо­став­ля­е­мо­го от­дель­ным ка­те­го­ри­ям ра­бот­ни­ков;
• учеб­но­го от­пус­ка, на пе­ри­од ко­то­ро­го за ра­бот­ни­ком со­хра­ня­ет­ся сред­ний за­ра­бо­ток (ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст. 255 НК РФ).

А вот если в со­от­вет­ствии с кол­лек­тив­ным до­го­во­ром или ло­каль­ным нор­ма­тив­ным актом ваши ра­бот­ни­ки бы­ва­ют в от­пус­ках в те­че­ние более дол­го­го вре­ме­ни, чем это уста­нов­ле­но за­ко­но­да­тель­ством, опла­та до­пол­ни­тель­ных от­пуск­ных дней в рас­хо­дах не при­зна­ет­ся (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, не учи­ты­ва­ет­ся в рас­хо­дах опла­та до­пол­ни­тель­но­го от­пус­ка, предо­став­ля­е­мо­го ра­бот­ни­ку для са­на­тор­но-ку­рорт­но­го ле­че­ния про­из­вод­ствен­ной трав­мы или про­ф­за­бо­ле­ва­ния (пп. 3 п. 1 ст. 8, пп. 10 п. 2 ст. 17 За­ко­на от 24.07.1998 № 125-ФЗ). По­сколь­ку эти суммы впо­след­ствии ком­пен­си­ру­ют­ся за счет средств ФСС: за­счи­ты­ва­ют­ся в счет упла­ты стра­хо­вых взно­сов от несчаст­ных слу­ча­ев на про­из­вод­стве и про­ф­за­бо­ле­ва­ний в ФСС либо могут быть воз­ме­ще­ны из фонда.

Оплата отпуска работникам: НДФЛ и страховые взносы

От­пуск­ные, вы­пла­чи­ва­е­мые ра­бот­ни­кам в связи с ухо­дом в еже­год­ные опла­чи­ва­е­мые от­пус­ка, под­ле­жат об­ло­же­нию НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ), по­сколь­ку это доход со­труд­ни­ков. Соб­ствен­но по этой же при­чине, т.к. от­пуск­ные пред­став­ля­ют собой вы­пла­ты ра­бот­ни­ку в рам­ках тру­до­вых от­но­ше­ний, с их суммы долж­ны быть на­чис­ле­ны стра­хо­вые взно­сы (п.1 ст.420 НК РФ).
 С сайта glavkniga.ru

Кто имеет право на ежегодный отпуск

Согласно части 5 статьи 37 Конституции РФ сотруднику организации, который работает в рамках трудового договора, гарантируется право на возможность уйти в оплачиваемый ежегодный отпуск.

Право на отпуск имеют все работники предприятия независимо от организационно-правовой формы организации, места работы, срока трудового договора, занимаемой должности, сменности и формы оплаты труда.

Так, право на отпуск возникает у всех категорий работников: внешних и внутренних совместителей, сезонных и временных сотрудников, работников на дому и у тех, кто работает дистанционно.

Право на отпуск не может быть ограничено, утрачено или отменено в период работы.

Права на ежегодный отпуск не имеют лица, которые заключили гражданско-правовые договоры. К таким договорам, например, относится например, договор подряда или договор поручения.

Продолжительность ежегодного отпуска

Отпуск предоставляется работникам предприятия на срок не менее 28 календарных дней.

При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

Таким образом, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска - 28 дней: календарные выходные + рабочие. Дни, выпадающие на общероссийские праздники, не включаются в этот период. Если они выпадают на это время, то отпуск подлежит продлению.

Следовательно, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет минимум 4 недели.

При этом существуют такие работники, которым полагается:

• дополнительный отпуск, который предоставляется помимо ежегодного основного отпуска;
• удлиненный ежегодный отпуск, который предоставляется работнику предприятия на большее чем 28 календарных дней число дней.

Обязательно ли уходить в ежегодный отпуск на все дни

В случае достигнутой между работником и представителем нанимателя договоренности период ежегодного отпуска может быть разбит на неравномерные части и предоставлен в различные месяцы в течение года.

Данная разбивка должна быть учтена в графике отпусков.

При этом одна из частей отпускного периода обязательно должна оставаться не менее 2-х недель.

Если представитель нанимателя не идет на уступки по данному вопросу и настаивает на полноценном использовании всех причитающихся работнику дней, отпуск отгуливается целиком без частичного его дробления.

Ежегодный отпуск и трудовой стаж

Для возникновения права на ежегодный отпуск необходим трудовой стаж.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• работникам в возрасте до 18 лет;
• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Порядок выплаты отпускных при ежегодном отпуске

Работнику организации, который уходит в ежегодный отпуск, выплачивается средний заработок - отпускные.

При этом оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за три дня до начала ежегодного отпуска.

Порядок предоставления ежегодных отпусков

Согласно нормам Трудового Кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику предприятия за каждый отработанный рабочий год. Такой рабочий год определяется не с 1 января, а с даты приема сотрудника организации на работу. За первый год работы у сотрудника организации появляется право уйти в отпуск по истечении 6 месяцев работы.

Ежегодный отпуск должен быть предоставлен работнику предприятия в любое время в течение календарного года согласно графику отпусков. Каждая организация должна утвердить график отпусков не позже чем за 2 недели до наступления календарного года.

Если работник предприятия уходит в отпуск по графику отпусков, то требовать у сотрудника заявление на предоставление очередного отпуска не следует. В этом случае за 2 недели до начала отпуска работника или ранее достаточно направить работнику предприятия уведомление об отпуске под роспись. Отметим, что утвержденной на законодательном уровне формы уведомления нет. Поэтому организация сама принимает решение о способе извещения работника предприятия.

При этом ежегодный отпуск должен быть предоставлен в любое время по желанию работника:

• женщинам по беременности и родам;
• женщинам сразу после отпуска по уходу за ребенком;
• несовершеннолетним лицам;
• другим категориям, установленным законодательством.

Документальное оформление ежегодного отпуска

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, дни ежегодного отпуска следует отметить цифровым кодом «09» или буквенным кодом «ОТ».

Кроме этого, от­мет­ку об от­пус­ке ра­бот­ни­ка нужно от­ра­зить в раз­де­ле VIII лич­ной кар­точ­ки ра­бот­ни­ка по унифицированной форме № Т-2, которая утверждена По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 № 1.

Налогообложение отпускных при ежегодном отпуске

Оплата ежегодного отпуска работникам и налог на прибыль

Опла­та от­пуск­ных дней ра­бот­ни­ков учи­ты­ва­ет­ся для целей на­ло­го­об­ло­же­ния при­бы­ли в со­ста­ве рас­хо­дов на опла­ту труда.

Оплата отпуска работникам: НДФЛ и страховые взносы

Сумма отпускных облагается налогом на доходы физических лиц, поскольку отпускные являются доходом работника.

По этой же причине, так как отпускные представляют собой выплаты работнику в рамках трудовых отношений, сумма отпускных облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в обычном порядке.
 С сайта audit-it.ru

В этой статье вы узнали, когда ежегодный оплачиваемый отпуск. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок».

Редактор: Игорь Решетов